Chuyên Viên Văn Thư Lưu Trữ

1. Văn Thư:

• Tiếp nhận và xử lý công văn đến của Công ty theo quy trình xử lý công văn: trình Ban Lãnh đạo phê duyệt và chuyển đến các Khối/Phòng liên quan trong Công ty
• Tiếp nhận công văn đi/văn bản nội bộ và xử lý văn bản theo quy trình của Công ty.
• Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản; vào sổ theo dõi, ghi số, đóng dấu và ban hành công văn đến/đi/nội bộ theo quy trình của Công ty.
• In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty.
• Chuyển thông tin vào phần mềm/sổ lưu trữ, sử dụng mã phân loại theo nhóm hồ sơ gửi đi/gửi đến/lưu kho…, hoặc theo từng nhóm nội dung.
• Theo dõi và hướng dẫn thực hiện quy trình văn thư của những hồ sơ cấp Khối/Phòng, kịp thời hỗ trợ nếu phát sinh sự cố.
• Bảo mật thông tin văn bản, tài liệu theo quy định.

2. Lưu Trữ:

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu bản gốc/bản chính của Công ty theo quy trình hướng dẫn của công ty một cách gọn gàng, khoa học và dễ tìm theo danh mục.
• Phân loại, hệ thống hóa, biên mục hồ sơ và một số công việc liên quan đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
• Lưu trữ bản gốc/bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu/ký số theo quy định.
• Phân loại và lưu trữ văn bản song song dưới hình thứcs bản giấy và bản scan
• Theo dõi, hướng dẫn, giám sát quy trình lưu trữ của những hồ sơ từ các phòng ban (gửi đến/gửi đi), kịp thời hỗ trợ nếu phát sinh sự cố.
• Cung cấp hồ sơ công ty, tài liệu lưu trữ cho Ban Lãnh đạo và CBNV Công ty khi có yêu cầu.

3. Quản lý con dấu:

• Quản lý và sử dụng con dấu công ty theo đúng quy định của công ty và pháp luật của nhà nước.
• Luôn có mặt đúng giờ tại địa điểm làm việc thường xuyên và có trách nhiệm đảm bảo việc đóng dấu văn bản theo yêu cầu công việc.
• Kiểm soát hình thức, thẩm quyền ký văn bản, giấy tờ trước khi đóng dấu, bảo đảm đúng quy định.

• Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành văn thư lưu trữ, luật,… hoặc các chuyên ngành khác có liên quan.
• Có ít nhất 02 năm làm việc ở vị trí văn thư lưu trữ tại các Công ty lớn.
• Thành thạo tin học văn phòng.
• Tiếng Anh giao tiếp tốt.