Chuyên viên Hành chính lễ tân

1. Trực quầy lễ tân

• Luôn đảm bảo khu vực đón tiếp khách, quầy lễ tân có người trực, khi vắng mặt phải nhờ người trực thay.
• Đảm bảo khu vực đón tiếp khách và toàn bộ cảnh quan văn phòng Công ty luôn luôn gọn gàng, sạch sẽ.
• Trực điện thoại, tiếp nhận, phân loại thư từ chuyển đến Văn phòng và thông các các nhân, phòng ban đến nhận thư hàng ngày, xử lý thông tin sơ bộ và chuyển thư từ, cuộc gọi đến các phòng ban liên quan.
• Đón tiếp khách, hướng dẫn khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng Công ty.

2. Hậu cần phòng họp

• Dọn dẹp vệ sinh, rác thải, sắp xếp đồ dùng trong phòng họp hàng ngày trước giờ làm việc và trước mỗi cuộc họp khi có yêu cầu.
• Dọn dẹp sau khi cuộc họp kết thúc, xếp ghế và thiết bị khác của phòng họp gọn gàng, ngay ngắn; xóa chữ tại các bảng viết nếu có.
• Đảm bảo các công cụ dụng cụ trong phòng họp: bàn ghế, bảng viết, thiết bị IT (thiết bị trình chiếu, điều khiển, bút chỉ slide,...),...đầy đủ, trong tình trạng sẵn sàng sử dụng.
• Chuẩn bị nước cho tất cả thành phần tham dự cuộc họp
• Chuẩn bị đồ ăn (hoa quả, bánh kẹo, bữa ăn,...): theo yêu cầu của trợ lý, thư ký; riêng bữa ăn cần lưu ý quy cách phục vụ: chia theo xuất ăn từng người, hạn chế sự bất tiện cho thành viên tham dự họp.
• Sắp xếp, điều phối lịch sử dụng phòng họp của Văn phòng

3. Hậu cần, khánh tiết tại Văn Phòng

• Quán xuyến hoa tươi và cây xanh, tỉa cây, vệ sinh lá cây,...đảm bảo không có cành lá, hoa héo, chết,... hàng ngày.
• Chăm sóc khu vực ban thờ (rằm/ mùng 1 có hoa quả/ thắp hương. Tết AL sẽ chuẩn bị theo y/c chung)

4. Quản lý tài sản

• Là đầu mối quản lý tài sản tại Văn phòng, giám sát chống mất mát, thất thoát, giảm hư hỏng
• Phối hợp cùng Cán bộ QLTS tại Hội sở thực hiện công tác kiểm kê định kỳ và thông báo nếu có sự vụ phát sinh

• Bằng cấp: Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành hành chính quản trị, kinh tế, tài chính, ngân hàng, ngoại ngữ,…hoặc các chuyên ngành khác có liên quan.
• Thành thạo tin học văn phòng.
• Thành thạo tiếng Anh giao tiếp.
• Ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng phần mềm SAP
• Cẩn thận, trung thực, nhanh nhẹn, hoạt bát, vui vẻ, hòa đồng và có tinh thần hỗ trợ.
• Sức khỏe tốt, ngoại hình ưa nhìn. Cao từ 1m60 trở lên
• Có kỹ năng xây dựng kế hoạch, quản lý công việc, tổng hợp, phân tích giải quyết các vấn đề.
• Có kỹ năng giao tiếp tốt trong công việc.
• Có kỹ năng xử lý sự cố, tình huống bất ngờ.
• Sẵn sàng làm việc ngoài giờ.